Was unsere Anwender sagen… 2017-10-11T10:05:19+00:00

Anwender Testimonials

Was unsere Anwender zu unserer Software sagen

Herr Hamm

Zur Person: Herr Hamm ist als Diplom-Ökonom und Leiter des Rechnungswesens bei der Firma Mäntelhaus Kaiser GmbH & Co KG in Hannover tätig.

Vielen Dank Herr Hamm, dass Sie sich für unser Interview Zeit genommen haben. Wie haben Sie, ohne die Hilfe von Opti.Tax.Doku (unserem Verfahrensdokumentationsmodul), die GoBD konforme Datenerfassung erstellt? Auf welche Probleme sind Sie dabei gestoßen?

Ich habe mich vor ein leeres Word-Dokument gesetzt und versucht, eine Struktur der internen Prozesse aufzuschreiben. Dabei habe ich mich im Wesentlichen auf den Aufbau von Prozessbeschreibungen verlassen, die ich aus der Zeit vor meiner Tätigkeit bei Kaiser kannte. Problematisch war dabei insbesondere herauszufinden, welchen Umfang und welchen Inhalt die Dokumentation haben sollte. Neben dem BMF-Schreiben und einigen Kommentaren dazu ist die Literatur ziemlich dünn. Gerade eine Beschreibung der einzelnen Prozesse ist aufgrund der bestehenden Verzahnung
einzelner Bereiche ziemlich komplex und schwierig, wenn es keinen roten Faden gibt.

Welche Funktionen sind für Sie bzw. für Ihren Betrieb besonders wichtig und warum?
Das Modul muss so verständlich sein, dass Nicht-IT-Fachleute mit geringem Zeitaufwand sinnvolle Beschreibungen der internen Abläufe erfassen können. Dazu gehört eine sinnvolle Menüstruktur und Erläuterungen zu den einzelnen Positionen. Aucheine Art Checkliste sollte vorhanden sein, anhand derer klar zu sehen ist, welche Teilbereiche noch bearbeitet werden müssen. Gerade wenn mehrere Personen an der Dokumentation arbeiten,
geht sonst schnell die Übersicht verloren.

Warum würden Sie Opti.Tax.Doku empfehlen?
Ich habe die Software erst seit einer Woche im Einsatz und noch nicht die Gelegenheit gehabt, sie ausführlich zu testen.

Heendrik Sievers

Zur Person: Herr Sievers ist Leiter des Fachbereichs IT- und Medienrecht und berät vorwiegend Unternehmen in den Bereichen Datenschutz, E-Commerce und Vertragsrecht. Zu seinen Schwerpunkten gehören außerdem das Vertriebs- und Wettbewerbsrecht. Heendrik Sievers ist u.a. als externer Datenschutzbeauftragter tätig.

Vielen Dank Herr Sievers, dass Sie sich für unser Interview Zeit genommen haben. Sie sind als externer Datenschutzbeauftragter für Ihre Mandanten aktiv. Vor welchen Herausforderungen stellt Sie dies in Verbindung mit Software, die Ihre Arbeit unterstützen soll?

Tja, wir haben eigentlich zwei Hauptanforderungen: das eine ist die Dokumentation aktuell zu halten. Das ist besonders schwer als Externer, weil ich ja nicht direkt im Unternehmen sitze. Es ist dann eine Kommunikation auch über die Software gefragt. Und der andere Punkt ist immer die Frage: Wie kann ich einzelne Aufgaben verantwortlichen Personen zuweisen? Wie halte ich sämtliche Fristen, die ich mir auch selbst setze, ein – also beispielsweise im Bereich der Schulungsmaßnahme? Wie steuere ich, dass ich wirklich auch gewährleiste, dass einzelne Themen an die Mitarbeiter herangetragen werden und es regelmäßig auch Wiedervorlagen in der Software gibt?

Als einer der ersten hatten Sie Gelegenheit das neue Modul „Doku“ für Opti.Tax zu testen. Sie haben keine Schulung erhalten. Wie war Ihr Start mit der Software und welches Fazit hatten Sie nach dem ersten Test?

Was mich als Anwender sehr gefreut hat ist, dass in der Software ein Interview-Modus ist, über den man durch die einzelnen Fragen durch die gesamte Taxonomie gesteuert wird. Die Menüs waren selbsterklärend, also da kann man als jemand, der normalerweise Software auch nutzt, einfach einsteigen und kann direkt in den Interview-Modus gehen. Viele Fragen sind da für mich nicht aufgetreten. Im Ergebnis kam bereits nach dem ersten Test eine Auswertung heraus, ein Bericht, den ich auch wirklich so hätte nutzen können. Da war ich doch sehr zufrieden.

Aktuell unterstützen Sie uns bei der fachlichen Weiterentwicklung der „Datenschutz“ Taxonomie. Was ist Ihr Beitrag und was versprechen Sie sich davon?

Für mich war es wichtig, die Taxonomie zu ordnen – dass insbesondere die Erstaufnahme und auch die weitere Korrespondenz mit den jeweiligen Unternehmen in eine für die Praxis angebrachte Reihenfolge geordnet ist. Da gab es am Anfang ein leichtes Verbesserungspotenzial und ich glaube, wir haben jetzt einfach so bestimmte Kategorien gefunden, die auch nacheinander abgefragt werden können, und das sieht insgesamt schon
sehr gut aus.

Welche Auswirkung hat die neue europäische Datenschutzrichtlinie auf Unternehmen in Deutschland?

Da kann ich sagen: ganz erhebliche Auswirkungen. Also letztendlich wird das gesamte Datenschutzrecht auf eine neue gesetzliche Grundlage gestellt. Wir haben die Anforderung, dass die gesamte Datenschutzdokumentation, sämtliche Prozesse auf diese neuen Gesetze angepasst werden müssen. Sicherlich kann man auch sagen: Unternehmen die bereits jetzt ein hohes Datenschutzniveau haben, werden mit diesen Anforderungen gut umgehen können. Ich meine aber auch, dass alle Unternehmen noch einmal wirklich auf das Thema Datenschutz aufmerksam gemacht werden und dass sich dadurch einfach sehr viel auch in dem Bereich entwickeln und tun wird.

Aus Ihren Äußerungen entnehme ich, dass Sie künftig für Ihre Projekte das Modul Doku von Opti.Tax verwenden werden. Das freut uns. Welchen Mehrwehrt sehen Sie dadurch für Ihre Arbeit?
Was ich besonders schön finde an der Software, ist die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen und auch, dass Möglichkeiten bestehen, einzelne Anfragen einzelnen Personen zuzuordnen, dass die Antworten wiederum dann auch in die Software eingepflegt werden. Und insgesamt, dass man eine sichere Dokumentation über etwaige Änderungen hat. Das freut mich auch sehr. Da ist die Datenschutzdokumentation vollständig und man hat einfach die Möglichkeit nachzuvollziehen, was wann und durch wen geändert wurde. Und das ist schon ein riesiger Vorteil.