Verfahrensdokumentation erstellen:
so einfach geht’s
Was Sie wissen müssen – und wie Sie starten
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt sämtliche Prozesse eines Unternehmens oder einer Organisation, die zur Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle dienen.
Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?
Jedes Unternehmen und jede:r Freiberufler:in ist dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Die Dokumentation muss regelmäßig aktualisiert werden.
Warum Verfahrensdokumentation erstellen?
Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht. Sollten Sie bei einer Betriebsprüfung keine vollständige und saubere Verfahrensdokumentation vorlegen können, drohen empfindliche Strafen. Die Doku bietet aber auch viele Mehrwerte, z. B. als Basis für Prozessoptimierungen oder eine Digitalisierungsberatung.
Verfahrensdokumentation erstellen: alles, was Sie wissen müssen
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens oder einer freiberuflichen Person ab. Festgehalten werden dabei nicht nur die Prozessketten und Abläufe, sondern auch die verantwortlichen Posten und Personen.
Aber was bringt es Unternehmen, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen? Wer hilft, wenn Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen lassen möchten? Für alle, die eine Verfahrensdokumentation erstellen möchten, haben wir die wichtigsten Infos zusammengetragen.
Auch für Steuerberaterinnen und Steuerberater
Sind Sie in der Steuerberatung tätig? Dann sollten Sie unbedingt das Thema Verfahrensdokumentation auf der Agenda haben. Erstens wenden sich viele Unternehmen an ihre Steuerkanzlei, wenn es um die Dokumentation geht. Zweitens können Sie auf Basis der Verfahrensdokumentation weitere Geschäftsfelder anbieten, etwa eine Prozess- oder Digitalisierungsberatung. Und drittens sind auch Sie verpflichtet, für sich oder Ihre Kanzlei eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.
Verfahrensdokumentation erstellen – was habe ich davon?
Unternehmen und freiberufliche Personen bekommen ständig zu hören, dass sie eine Verfahrensdokumentation erstellen sollen. Aber welche Mehrwerte bieten Dokumentationen?
Mehrwerte einer Verfahrensdokumentation:
✔️Die Geschäftsführung lernt das eigene Unternehmen richtig kennen
– und zwar den tatsächlichen Ist-Zustand
✔️Die Verfahrensdokumentation bildet die Basis für
Prozessoptimierungen und Digitalisierung
✔️ Sicherheit bei der Betriebsprüfung
Entscheiderinnen und Entscheider in Unternehmen meinen, die Prozesse im eigenen Hause ausreichend zu kennen. Doch Steuerkanzleien machen immer wieder die Erfahrung, dass der Geschäftsführung meist nur die theoretischen Abläufe bekannt sind – wenn überhaupt. Im realen Arbeitsalltag haben sich häufig völlig andere Prozessketten etabliert. Dies kann verschiedene Gründe haben.
Fehlt beispielsweise Personal oder eine klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten, beginnen viele Teams, mit dem Vorhandenen zu arbeiten und zu improvisieren. An anderer Stelle bringt eine neue Führungskraft extern erlernte Prozesse ins Unternehmen und führt eigene Abläufe ein. Je größer das Unternehmen, desto häufiger entstehen Strukturen in Eigendynamik. Mit einer Verfahrensdokumentation werden diese regelmäßig identifiziert, analysiert und kontrolliert.
Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation soll den aktuellen Zustand aller Prozesse im Unternehmen festhalten.
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden sowie die Vertretungen
- eingesetzte Software und Technologie
- sämtliche Prozessschritte des Unternehmens
Mit einer Verfahrensdokumentation kann das Unternehmen dafür sorgen, dass in sämtlichen Geschäftsprozessen eine einheitliche Qualität eingehalten wird. Zudem wird sichergestellt, dass die eigenen Prozesse den Anforderungen der Buchhaltung und der Finanzbehörden entsprechen. Auch können die Informationen, die in einer Verfahrensdokumentation festgehalten sind, die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitenden verkürzen. Zudem werden Aus- und Weiterbildungsbedarfe schneller erkannt.
Kompatibilität zur Finanzbehörde sicherstellen
Wichtig: Eine Verfahrensdokumentation sollte nicht nur in analoger Form oder als Word-Datei vorliegen. Stattdessen sollten Sie für die Erstellung der Dokumentation eine Software verwenden, die das Taxonomie-basierte XBRL-Format nutzt. So stellen Sie sicher, dass die Finanzbehörden bei einer digitalen Betriebsprüfung problemlos und medienbruchfrei auf Ihre Dokumentation zugreifen können.
Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation?
Um eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, müssen die dokumentierenden Personen sämtliche Prozesse im Unternehmen sorgfältig festhalten. Dabei wird jeder Prozess detailliert beschrieben. Auch die Reihenfolgen bzw. Abfolgen werden dabei dokumentiert, so dass jede Handlungsweise eines Unternehmens nachvollzogen werden kann.
Das Dokument sollte regelmäßig geprüft und gegebenenfalls aktualisiert. Veraltete Verfahrensdokumentationen sind nicht nur nutzlos, sondern sind für die Betriebsprüfung ungeeignet. Korrektheit und Aussagekraft einer Dokumentation sollten vom Unternehmen immer wieder hinterfragt werden – üblicherweise jährlich.
Verfahrensdokumentation erstellen im Unternehmen
Nur wenige Verantwortliche in Unternehmen stimmen beim Thema Verfahrensdokumentation Freudengesänge an. Dabei überwiegen die Vorteile und Mehrwerte den Aufwand bei weitem. Für die meisten KMU ist eine Verfahrensdokumentation in wenigen Stunden erstellt. Die jährlichen Aktualisierungen nehmen kaum Zeit in Anspruch. Dafür besitzt das Unternehmen eine Basis für Prozessoptimierungen, Digitalisierungsvorhaben und weitere Zukunftsvorhaben.
Falls Sie für Ihr Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen möchten, kommen Sie mit einer speziellen Software für Dokumentationen schnell ans Ziel. Die Kosten für eine solche Software werden durch die gesparte Zeit und den vermiedenen Frust vielfach wettgemacht. Die Software sollte im XBRL-Format arbeiten und einen Interview-Modus besitzen, z. B. Opti.Tax von der hsp. Beim Interview werden Ihnen Fragen gestellt. Aus Ihren Antworten erstellt die Software automatisch die Verfahrensdokumentation – einfacher geht es nicht.
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Mehr erfahren
Viele Unternehmen und freiberuflich Berufstätige möchten das Thema Verfahrensdokumentation auslagern. Gerade Unternehmen ohne eigene Steuerabteilung oder Doku-Fachwissen lassen sich ihre Verfahrensdokumentation extern erstellen.
Die häufigsten Optionen:
Option 1: Steuerberater:in oder Wirtschaftsprüfer:in beauftragen. Viele Kanzleien und Steuerbüros bieten die Erstellung einer Verfahrensdokumentation als Dienstleistung an.
- Vorteile bei Steuerberater:innen: Viele Daten, die zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation benötigt werden, sind bereits vorhanden. Außerdem können Steuerkanzleien mithilfe einer Verfahrensdokumentation den Mandanten besser betreuen und beraten.
Option 2: Online-Plattform nutzen. Zahlreiche Dienstleister bieten Onlinedienste an, wo Sie über einen Webservice eine Verfahrensdokumentation erstellen lassen können.
- Vorteil bei einer Online-Plattform: Die Registrierung bzw. Beauftragung ist schnell, da alles online und sofort erledigt werden kann.
- Nachteile bei einer Online-Plattform: Der fehlende persönliche Kontakt mindert die Beratungsleistung. Da die Anbieter Sie nicht kennen, können diese auch nicht auf spezifische Besonderheiten und Details eingehen, die einer Steuerberatung sofort aufgefallen wären. Zudem haben Sie nicht sofort eine persönliche Kontaktperson zur Hand, wenn beispielsweise bei einer Betriebsprüfung Fragen oder Beanstandungen auftauchen.
Verfahrensdokumentation für andere erstellen
Viele Selbständige und Unternehmen wenden sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation an ihre Steuer- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei. Für Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen bedeutet das:
- Mit der notwendigen Kompetenz sind zusätzliche Einnahmen möglich
- Die Dokumentation kann als Basis für weitere Geschäftsfelder genutzt werden
- Die Software zur Erstellung der Verfahrensdokumentation sollte für die medienbruchfreie Zusammenarbeit mit Mandanten geeignet sein, etwa durch einen integrierten Clouddienst
Sollten Sie in der Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung tätig sein, erstellen Sie Ihre erste Dokumentation für sich selbst bzw. für Ihre Kanzlei. Damit sammeln Sie erste Praxiserfahrungen, identifizieren ggfs. Optimierungspotenziale in Ihrem Hause und erfüllen Ihre Pflicht gegenüber den Finanzbehörden.
Entscheidungshilfe: Soll ich meine Verfahrensdokumentation selbst erstellen – oder erstellen lassen?
Sie sollten Ihre Verfahrensdokumentation selbst erstellen und aktuell halten, wenn Sie:
- überschaubare Prozesse haben, etwa als Freiberuflerin oder Kleinunternehmer
- eine Fachperson oder Fachabteilung im Unternehmen haben, die eine Verfahrensdokumentation erstellen kann
- eine Fachperson aus den Bereichen Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung sind, die die Verfahrensdokumentation auch als Dienstleistung anbieten möchte
Sie sollten Ihre Verfahrensdokumentation erstellen lassen, wenn Sie:
- komplexe Prozesse und/oder viele Verantwortlichkeiten haben
- sich keine Gedanken um das Thema Verfahrensdokumentation machen möchten
- erinnert werden möchten, wenn die Dokumentation aktualisiert werden muss
- sichergehen möchten, dass Sie bei einer Betriebsprüfung unterstützend begleitet werden
- im Zuge der Dokumentation beraten werden möchten
- für die verlässliche Bewertung der eigenen Prozesse einen externen Blick wünschen
- von der Dokumentation als Basis für weitere Beratungsleistungen profitieren möchten, etwa Prozessoptimierung und Digitalisierung
Die Software für Verfahrensdokumentation: Opti.Tax für Steuerkanzleien und Unternehmen
Tausende Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer:innen und Unternehmen erledigen das Thema Verfahrensdokumentation mit einer Software-Innovation made in Germany: Opti.Tax. Mit der innovativen wie mächtigen Taxonomie-Software können Sie ganz bequem alle Doku-Aufgaben abhaken:
✔️Prozesse dokumentieren
✔️Schwächen identifizieren
✔️digitale Chancen entdecken
Zuverlässig, intuitiv zu bedienen, GoBD-konform: Nutzen Sie mit Opti.Tax das richtige Werkzeug, um unkompliziert eine echte Mehrwertdokumentation zu erstellen.
Ihre Vorteile mit Opti.Tax
Sie entscheiden heute, wie Sie als Kanzlei oder Unternehmen morgen aufgestellt sind. Als Kanzlei stellen Sie zusätzlich die Weichen für Ihre Mandanten. Starten Sie deshalb noch heute mit Opti.Tax. Damit das klappt, stellen wir Ihnen jede Menge Unterstützung und fachliche Hilfe zur Verfügung.
Nehmen Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens und ggfs. Ihrer Mandanten digital auf –
für eine produktive Prozess-Optimierung und -Digitalisierung. Opti.Tax erleichtert Ihnen die Arbeit mit vielen Vorteilen:
Übersichtlich
Erstellen Sie ganz einfach eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, die vollständig und schlüssig ist – sowohl als Textdokument als auch grafisch dargestellt.
Einfach
Nutzen Sie beim Erstellen der Dokumentation den Interview-Modus. Durch die Beantwortung von Fragen entsteht automatisch die Verfahrensdokumentation.
Schnell
Für Unternehmen etlicher Branchen stehen Ihnen bei Opti.Tax Muster-Dokumentationen zur Verfügung. Einfach laden, anpassen und wertvolle Zeit sparen.
Sicher
Erstellen Sie eine Dokumentation, auf die sachverständige Dritte problemlos zugreifen können. Nutzen Sie dabei eine Software, die Ihre sensiblen Daten sicher verarbeitet.
BAFA-Fördergeld direkt in Opti.Tax beantragen
Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fördert Beratungsleistungen, die von Unternehmen in Anspruch genommen werden. Wenn Sie in der Steuerberatung tätig sind, können Sie Ihren Mandanten etwa zur Digitalisierung beraten – und gleichzeitig für Ihren Mandanten Fördergelder für diese Leistung beantragen.
Mit dem Modul Beratungsförderung in Opti.Tax erledigen Sie das alles direkt aus der Software heraus:
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- BAFA-Fördergeld beantragen: Aus der Software stellen Sie einfach und bequem den Fördergeldantrag.
Aktion: geführte BAFA-Akkreditierung inklusive!
Sie haben alle Hände voll zu tun und sind noch nicht beim BAFA akkreditiert? Kein Problem: Mit der Bestellung von Opti.Tax erhalten Sie eine geführte Anleitung zur BAFA-Akkreditierung kostenlos dazu!
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- Schritt für Schritt zur Akkreditierung
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Verfahrensdokumentation erstellen mit Mandanten
Die meisten Verantwortlichen in Unternehmen sind alles andere als wild auf die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Opti.Tax erleichtert Steuerberaterinnen, Steuerberatern und Steuerkanzleien die gemeinsame Erstellung mit dem Mandanten. Dafür wartet die Software mit vielen Funktionen auf, die die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden auf Mandantenseite drastisch vereinfachen. Dazu gehören Schnittstellen zu taskplace.de und steuerbuero.online, die medienbruchfreie Datenerfassung über die Opti.Tax Cloud und mehr.
Mindestens so gut wie die Software: unser Service
Opti.Tax wendet sich an Fachleute wie Sie. Das bedeutet, dass sie zwangsläufig in die Tiefe gehen muss und viele Funktionen enthält. Deshalb reicht es nicht, die Bedienung so intuitiv und einfach wie möglich zu halten. Genauso wichtig ist der fachliche wie technische Support.
Wir unterstützen Sie mit einem beispiellosen Serviceumfang, solange Sie unsere Software nutzen:
Verfahrensdokumentation erstellen mit der richtigen Software: Wir beraten Sie persönlich, individuell und unverbindlich
Sehen Sie die Verfahrensdokumentation nicht als lästige Pflicht, sondern als wichtiges Fundament für jedes Unternehmen. Die Dokumentation bildet die Basis für Prozessoptimierungen, das Tax Compliance Management System, Digitalisierungsmaßnahmen und mehr. Mit Opti.Tax haken Sie die Pflicht ab und erhalten eine zukunftssichere Software, die mit Ihren Aufgaben wächst. Sprechen Sie mit uns – wir beraten Sie gern. Natürlich kostenlos und unverbindlich.